Kinnarps Oppgavestyrt Kontor
KINNARPS NYE FILOSOFI: Å velge arbeidsplass ut fra hvilket arbeid du skal utføre.

Kinnarps’ oppgavestyrte kontorlokaler

Mange tenker at bedrifter enten må ha tradisjonelle cellekontorer eller åpent landskap. Dette motbeviser Kinnarps, som heller gikk fra landskap til fellesskap.

For oss var det viktigst å skape et godt arbeidsmiljø. Det ble derfor viktig å ha fokus på arbeidsmiljøer som inviterte til økt samhandling. Kontorene ble til ved å ta utgangspunkt i den enkeltes ansatte behov og oppgaver. Janecke Mathiesen er Market & Communication Manager i Kinnarps – hun og hennes kolleger har brukt de nye kontorlokalene i 12 måneder.

Kinnarps ville også skape en arbeidsplass som ga rom for effektive løsninger. Dette betyr ikke nødvendigvis nye og åpne kontorarealer, men en bedre utnyttelse av arbeidsmønstre. De startet med de ansatte – på alle nivå – for å skape involvering og innsikt. Målet var å analysere alles ønsker og behov.

«Vi vil ivareta både introverte og ekstroverte personligheter, skape rom for både å løse konsentrasjonsoppgaver og for kreative samtaler.» Janecke Mathiesen, Market & Communication Manager i Kinnarps

Hvorfor valgte Kinnarps en oppgavestyrt løsning?

Naturlig nok er det mange ansatte i Kinnarps som har høy interesse for et godt arbeidsmiljø, og hva det bør innebære. Alt fra helhetsløsninger til ergonomi, fargevalg, design og ulike kombinasjoner av løsninger. Som arbeidsgiver var det meget viktig å sikre det gode arbeidsmiljøet, og finne løsninger som understøtter effektivitet og samhandling. Vi ønsket å skape et miljø og en kultur med mennesket i sentrum.

I tillegg har måten man arbeider på forandret seg mye de siste 10 årene. Teknologisk utvikling har åpnet for nye løsninger, og arbeidsmønstrene våre har blitt endret. Gjennom denne prosessen fikk vi avdekket og forstått spesifikke behov og ulike mønstre. Vårt nye kontor er basert på aktiviteter de ansatte har definert. En «Insight»-analyse resulterte i en kombinasjon av åpne plasser, telefonrom, stillesoner og mange mindre møterom for samhandling. 

Sosiale soner for mingling eller uformelle jobbsamtaler. Foto: Kinnarps // Kaffestasjonen blir ofte samlingspunkt på morgenen eller for et hyggelig avbrekk gjennom dagen, mens stillerommene er for telefonsamtaler eller konsentrasjonsoppgaver. Foto: Kinnarps

Hvor lang tid tok forarbeidet og prosessen til ferdige lokaler?

Forarbeidet var en todelt prosess. Vi har et analyseverktøy som heter «Next Office». Det kan beskrives som en behovsanalyse som gjennomføres for å definere akkurat hvordan ditt neste kontor skal bli. Alle ansatte svarer på hvilke arbeidsmiljø de mener det er fornuftig å utføre enkelte arbeidsoppgaver i. Denne «Insight»-prosessen brukte vi ca. én måned på. Deretter brukte vi resultatene til å forme vårt nye kontor. Tolkningen av arbeidsmønsteranalysen blir utgangspunktet for de som til slutt skal gi lokalene form og innhold. Hele prosessen fra innsikt til innflytning tok litt over ett år.

«Den beste erfaringen er at våre ansatte setter seg i arbeidssonen som er tilpasset arbeidsoppgaven.» Janecke Mathiesen, Market & Communication Manager i Kinnarps

Hvordan har det fungert – basert på statistikk eller trivselsundersøkelse?

Vi har ingen statistikk, men har gjennomført evalueringsmøter i etterkant. Første evaluering skjedde én måned etter innflytting i de aktivitetsbaserte kontorløsningene. Seks måneder etterpå hadde vi ny undersøkelse. Alle ansatte ble invitert. 

Det vi har erfart er at arbeidsoppgaver som krever stillhet lå litt for nærme vår åpne sone. Deretter erfarte vi at vi burde utarbeide noen regler for telefon – blant annet volum.

Hvis du sitter i en sone som er dedikert konsentrasjon og krever stillhet, så må du gå derfra hvis det ringer. Samtidig må du tåle at det er lyd rundt deg hvis du har satt deg i en sosial sone der folk har kreative møter og prater. 

Oppgavestyrt Kontor

Fortell om den mest brukte sonen

Vi har klart å tilpasse oss de ulike kravene våre ansatte satte, og ser at
arbeidsoppgaver og ansvar følger soner. Support, IT, økonomi og andre
støttefunksjoner tenderer til å bruke stillesonene mer enn for eksempel salg,
som oftere setter seg i soner som byr på samhandling og prat

Er det stor etterspørsel etter oppgavestyrte kontorer?

Vi ser en økende interesse av oppgavestyrt kontor, forteller Janecke Mathiesen. Ofte har folk hørt om åpne landskap og antar at et åpent landskap er det samme som et oppgavestyrt kontor. Det stemmer ikke. Noe av vår jobb går på å forklare hvilke muligheter som ligger i å utarbeide kontoret etter ulike aktivitetstyper, samt å sikre at din bedrift får en skreddersydd løsning. Vi får flere og flere henvendelser på å holde foredrag – fortelle om hvordan oppgavestyrte lokaler kan brukes på en god måte. 

På jakt etter aktivitetsbaserte kontorløsninger?