OppgraderingLokaler
ET ANSIKTSLØFT: Butikklokalene til Qomo i Torggata 35 fikk et nytt og tidsriktig uttrykk etter at de oppgraderte og tilpasset lokalene til sitt konsept

Oppgradere butikk- eller kontorlokalene?

Det er flere gode grunner til å pusse opp eller modernisere et lokale. For best mulig gjennomføring kan det være lurt å ha en god plan før prosjektstart.

Ombygging og oppussing av lokaler skjer gjerne i forbindelse med fornyelse av en leiekontrakt, eller ved utskifting av leietakere. Nye leietakere har sjeldent samme behov, krav og ønsker som tidligere brukere. Slitasje og vedlikeholdsbehov kan også gjøre det nødvendig med oppussing, i tillegg til endring av organisasjonen som medfører at lokalene må disponeres på annen måte.

Ombygging og oppussing av et lokale skaper forventninger hos brukerne, og selve prosessen frem til ferdig resultat kan være krevende.

– Det er viktig å kartlegge de økonomiske rammene og finne ut hva slags forventninger de ulike interessentene og brukerne har. Utnevn en gruppe som arbeider med prosessen fram mot ombyggingen.

Hva bør en tenke på når man utnevner en brukergruppe?

– I brukergruppa bør det sitte personer fra ulike avdelinger og fagområder, slik at alle krav og behov blir definert og diskutert. Tidsbruk allerede i denne fasen bør ikke undervurderes. Landerud understreker at beslutninger er en viktig del av prosessen. Det er avgjørende å definere hvem som tar avgjørelsene, og at avgjørelsene kommuniseres til de involverte på en tydelig måte.

Endringer er kostbart

Når det er brukt tilstrekkelig med tid i forarbeidet, slik at underlaget for selve utførelsen av oppussingen er gjennomarbeidet, er det bare å sette i gang.

– Men husk, endringer som bestilles i selve utførelsesfasen er ofte kostbare, og kan påvirke fremdriften i prosjektet, sier Landerud.

Hva er det som kan dukke opp av endringer?

– Endring av planløsning kommer ofte på banen etter at avgjørelser er tatt. Noen ganger glemmer man å inkludere alle i tidlig fase, og så kommer det behov og krav senere. Selv om det er snakk om bare to ekstra vegger som skal opp - kan dette gå utover både belysning og ventilasjon.

Det kan også være behov for oppgradering av tekniske anlegg i bygget etter at bygget er blitt tatt i bruk. I en slik prosess er det viktig med god kommunikasjon mellom de som utfører arbeidet og brukerne i lokalet.
Ikke glem brannrådgiveren!

Endres planløsning må du som leietaker påse på at branncellebegrensende vegger og dører ikke tas bort. Velges det å forandre planløsningen kan det også føre til at en må flytte på brannvarslere og annen branndeteksjon som for eksempel sprinkleranlegg. En brannrådgiver skal være med i det planleggende arbeidet. Alle endringer som gjøres i samråd med brannrådgiveren må rapporteres til drifts- og vedlikeholdsavdelingen slik at FDV-en oppdateres. 

«Det er flere viktige elementer som må på plass før man setter i gang planleggingen av ombygging.» Jon Thomas Landerud, prosjektsjef i Byggeavdelingen i Thon Eiendom
  • TIPS #1 Start prosessen tidlig når du skal pusse opp lokalet så kan du unngå unødige ekstrakostnader underveis i prosessen. Avsett tilstrekkelig med tid.
  • TIPS #2 Den faktiske beslutningstaker sitter som regel på lommeboken, men blir ofte ikke med i brukergruppa. Det er derfor veldig viktig at beslutningstakeren også blir inkludert tidlig i prosessen. Å beholde VVS-installasjonene vil ofte spare penger.
  • TIPS #3 I en grundig forarbeidsfase har du tid til å involvere alle som skal bruke lokalet før veggene monteres. Sørg for å definere alle behovene i organisasjonen, og bruk spesielt tid på rominndelingen; cellekontor, åpent landskap eller aktivitetsbaserte kontorer?
  • TIPS #4 Selv i en vellykket prosess kan det være behov for etterarbeid. Finn en balanse mellom hva som kan aksepteres av forstyrrelser i forbindelse med arbeidene og fremdriften for selve arbeidet. Her er også god kommunikasjon viktig.

5 steg for best mulig prosess

  1. Ha jevnlig fremdriftsmøter i utførelsesfasen.
  2. Hold brukerne oppdatert på fremdriften i oppussingen.
  3. Utførende må varsle brukerne om manglende beslutninger som er avgjørende for gjennomføringen.
  4. Avdekk feil så tidlig som mulig med felles befaringer underveis.
  5. Ved ferdigstillelse kan det være mindre mangler som må rettes, så sett av tid til nødvendig utbedringer. 
«Ikke glem grundig opplæring av brukerne når lokalene er klare. Det er viktig med en gjennomgang av en oppdatert FDV, og også en slags debrief over hvordan samarbeidet og prosessen har gått» Jon Thomas Landerud, prosjektsjef i Byggeavdelingen i Thon Eiendom

Hva er FDV?

FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold. En FDV sørger for at leietaker vet hvordan produktene skal driftes når lokalene er ferdig. For riktig vedlikehold trengs en oppdatert FDV. Det er kjedelig å ødelegge teppet på møterommet fordi man ikke vet hvordan man rengjør det på best mulig måte.